ما الخطأ في قول “آمل أن تكون بخير” في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل

الاتجاه – ترجمات

كم مرة تبدأ اتصالاتنا في مكان العمل بعبارة “آمل أن تكون بخير” أو “أنا على ثقة أنك بخير”؟

تعكس “فحوصات الصحة” هذه حقيقة أن الجميع أصبحوا أكثر وعياً بالحاجة إلى أن يكونوا طيبين مع الآخرين. هذا امر جيد. لقد أصبح مكان عملنا مكانًا يفخر فيه أفضل الرؤساء والزملاء بإظهار الحساسية تجاه الرفاهية العاطفية والجسدية للآخرين.

ولهذه الأسباب، فإن بدء رسالة أو محادثة بـ “آمل أن تكون بخير” له بعض المزايا. ولكن حتى لو كان يعكس أفضل النوايا، فلابد من التخلي عن هذا الانفتاح للأسباب الخمسة التالية.

1. إنها مبتذلة
أولاً، هذه الافتتاحية ليست بداية، لأنها عامة أكثر من اللازم. بالطبع تريد أن تبدأ بريدًا إلكترونيًا أو محادثة بشيء يدفئ العلاقة. أنا أسمي هذا “المنتزع”. لكن الأشخاص الذين يستخدمون عبارة “أتمنى أن تكون بخير” أو عبارة مشابهة إنما يقدمون ببساطة صيغة مبدئية بيانًا يمكن توجيهه لأي شخص. تبدو الكلمات جيدة ولكن ليس لها معنى شخصي أو فردي أعمق.

بدلًا من ذلك، اسأل نفسك عما يمكنك قوله لإظهار اهتمامك بالشخص الذي تكتب إليه أو تتحدث معه. يمكنك أن تبدأ: “لقد كنت في ذهني مؤخرًا”، ثم اشرح السبب. أو قل: “لقد انبهرنا جدًا بالحدث الذي استضفته الشهر الماضي”. باختصار، ابحث عن شيء ما في العلاقة لاستخلاصه.

إذا كانت جهة اتصال جديدة، أظهر أنك قمت بالبحث وقل شيئًا إيجابيًا عن هذا الشخص. على سبيل المثال: “أنا معجب جدًا بمؤسسة الموارد البشرية لديك” أو “أتطلع إلى مقابلتك وأن أكون جزءًا من إطلاق منتجك”. أن تكون محددًا يجعل العلاقة على أساس جيد.

2. يبدو الأمر غير احترافي
ثانيًا، قد يؤدي بدء بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية بعبارة “آمل أن يكون كل شيء على ما يرام” إلى جعلك تبدو غير محترف.

نظرًا لأن هذا التعبير عبارة عن سطر “مهمل” ولا يُقصد منه عادةً الرد عليه، فإنه سيجعلك تبدو رقيقًا. إنه بمثابة حشو – أن تقول شيئًا سمعت الآخرين يقولونه وأنت تكرره فقط لأنه يبدو جيدًا. إنه يشبه إلى حد ما قول “كيف الحال؟” أو “ما الأمر؟” هذه تعبيرات فارغة ومتكررة كثيرًا.

يمكن أن تضعف الابتذال تأثيرك وتشوه صورتك لأنها فارغة من المعنى. لا تريد أن تظهر كشخص ليس لديه ما يقوله، وبالتالي يبدأ رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات بنص معياري.

3. يخلق الارتباك
ثالثًا، البدء بـ “أتمنى أن تكون بخير” يمكن أن يخلق ارتباكًا للمتلقي، الذي قد يتساءل عن كيفية الرد. هل يجب عليهم معالجة التعليق أم تركه؟

على سبيل المثال، عندما تبدأ رسالة بريد إلكتروني بهذا التعبير، فإن الإجابات المحتملة تدور في ذهن المستلم، بما في ذلك “أنا بخير” أو “أقضي أسبوعًا رائعًا” أو “الحياة كانت جيدة”. ربما يفكرون في الحصول على معلومات أكثر تحديدًا. ولكن إذا كانوا يواجهون مشكلة ما، فهل يجب عليهم أن يسكبوا كل شيء؟

هنا يبدأ الارتباك. هل ينبغي على المجيب ألا يتناول السؤال على الإطلاق، أو يجيب بالإيجاب فقط، أو يتعمق أكثر ويشرح أنه يعاني من مشكلة ما – في العمل أو في المنزل؟ يشعر الناس بالارتباك حول كيفية الرد.

4. يمكن أن يؤدي إلى الانحراف
يمكن لرسالة بريد إلكتروني أو محادثة تبدأ بـ “آمل أن يكون كل شيء على ما يرام معك” أن تخرج المناقشة عن مسارها الصحيح. قد يستجيب المستلم بتفاصيل ما يحدث في حياته، وهو ما قد يكون جيدًا (أو حتى لطيفًا). ولكن قد تجد نفسك أيضًا مضطرًا للرد على قصة لم تخطط لها.

مع شخص ثرثار بشكل خاص، قد تحصل على رد مثل: “نعم، لقد كنت بخير. في الواقع، دعني أخبرك أين ذهبنا في العطلة الأخيرة. لقد كان مستمعك ينتظر الفرصة ليخبرك أو يخبر أي شخص آخر عن إجازته الأخيرة، وما هي المدن التي شاهدها، وما أعجبه في كل مدينة. يتحول بيانك إلى دعوة لمشاركة رواية شخصية قد تخرجك (وتخرجهم) عن المسار الصحيح.

5. قد يبدو الأمر بلا قلب
إن قول “آمل أن تكون بخير” قد يبدو أيضًا بلا قلب لشخص يمر بوقت عصيب بشكل خاص. قد يصيب المتلقي بإيجابية سامة بقدر ما يستخدم المتحدث ضربة فرشاة سريعة لإخفاء شيء أكثر عمقًا. قد لا يكون ذلك بحثًا متعمدًا، لكنه لا يزال طريقة سيئة لتقديم موضوع الحالة العاطفية للمستلم. سيكون الاستعلام فارغًا لدى أي مستلم يتعامل مع شيء خطير.

يحتاج كل مدير أو قائد مدروس إلى إجراء مناقشات مع زملائه في الفريق حول كيفية أدائهم في العمل وبشكل عام. لكن لحظات المشاركة هذه لا ينبغي أن تأخذ شكل عبارات مثل “أتمنى أن تكون بخير”. وبدلاً من ذلك، يجب على القادة ترتيب اجتماعات فردية مع الموظفين لتقييم رفاهيتهم ودعمهم من خلال الاستماع.

المصدر (بالإنكليزية):
https://lnkd.in/gXfddZhR